情况说明公文格式，状态描述文件的形式

　　情况说明公文是用来反映工作的，并说明原因和解决问题的一种公文。根据《党政机关公文处理工作条例》，情况说明公文是指反映问题、汇报情况、说明原因并提出解决问题的建议，其格式如下：本文件用“摘要”、“概述”两个字开头；正文标题：“情况说明”；“正文”用空白条标题；附件。说明语一般有以下形式:(1)主送机关;(2)收文机关;(3)日期;(4)标题：“情况说明”字样。注意事项:1.需要说明的问题要具体真实;2.用阿拉伯数字;(3)写到文尾。注意:2.应使用“……”;2.以“情况说明”二字开头，如“报告……”等称呼。(2)“情况说明”多用于上级机关、下级机关或不直接与当事人发生联系时。其内容有以下特点:(1)反映情况直接;(2)文种齐全;(3)内容具体;(4)公文格式要符合要求2.一般采用“情况”一词开头且不超过20个字;3.要求用黑体字书写于目录下面的空白处。

1.主送机关是指上级，下级或者其他机关。

　　在请示或报告中，需要用“领导”一词时，可不加单位名称，只加一个“主要”或一项“领导”。如上级可以只需填写一份“主送机关”，下级可以写成“主送机关”、“上级机关通知”。主送机关的称谓要规范，一般采用“主送机关”加“上级机关”的形式，用副词加冒号，并注明事由和具体经手人姓名。如：某主送机关是上级；收文机关是上级机关；日期是上级机关名称；主送机关是具体经办人。1.时间应以“月”字开头，数字表示顺序，首尾相连（以年月日为宜);2.必须标明文种名称、格式和写法;3.要写成一行或几行。在写法上，主送机关的名称是公文的主送机关，不是本单位的名称，只写事由（可以多一个或少一个字）就可以了;4.日期应为发文机关，最上方可使用逗隔符加冒号（或加冒号),但也可以不加冒号（省略）或者省略符号;5.正文末尾应标明发文机关名称：用“情况说明”二字结尾。如：“×××”这样写法为不妥之处：“根据上述规定，现对该同志的汇报材料进行综合分析和研究，望对此问题给予必要的指导和帮助”。2.收文机关是指收到本文的上级机关或者其他机关或单位的批转、交办事项及通知中提到的事项和情况。例如：某地有一名同志因反映某单位乱收费后没有受到处理而影响了单位职工的正常工作生活秩序；有一项集体土地承包合同尚未到期而未及时续签等等。为了进一步做好此项工作，特向上级领导作以下汇报:1.请示或报告关于某某方面存在问题的情况;2.本单位领导干部及其他同志在工作中遇到的困难和问题并认真加以解决;3.请相关部门予以指导和帮助。另外一些情况说明也可以使用“情况说明”一

2.收文机关是指被公文的上级机关。

　　情况说明文的收文机关由上级机关来决定、通报或批复。这种公文多用于解决特定领域问题，可以直接向被公文的上级机关行文。例如：根据《中华人民共和国治安管理处罚法》第四十二条规定：“人民警察对违法者可以处以警告或者五百元以下罚款；情节严重的可以吊销拘留决定”等规定，就属于情况说明文种形式或被公文的收文机关。如果需要由主要负责办理时，一般不会用发文人员亲自负责情况说明。因此，除主送机关外均可以作为收文机关。如《机关公文处理工作条例》规定请示不得作为收文机关。收文机关是指需要向上级机关报告、转发事项和其他有关公文的情况说明文、请示报告和批复（以下简称“三个报告”）等文件。

3.日期是表示发文方向的最小记号，它用来表示发文事项，一般用两行写在公文左上角。

　　日期要用阿拉伯数字注明，数字用双数，并且书写在正文的下方左上角。正文上半部分不能空格，也不能写上页码和日期之间的距离。日期写在空白处，不要写在正文中的左下角。如遇特殊情况，则需要特殊说明。如需加“××同志（收文机关）”字样。正文的上半部分从上到下排列1.时间使用阿拉伯数字写至页码下面；序号放在下一行；日期在下划线处加空两格，上一行空格后加“情况说明”字样;2.年份用3号阿拉伯分号隔开。第三页左下角空白处以红色大括号括起来，注明：时间。文尾要求用阿拉伯数字写到文尾顶格时，数字最后一字要加粗线或空两格（如：×××）。如不用字体注明，以阿拉伯数字代替公文号，则视为无效；同时要在正文末写明发文的日期和正文顺序。请认真阅读，并理解其含义！谢谢！